Sécuriser la base de données de l'agence immobilière

14 mai 2018

Dans le monde immobilier, une base de données est le cœur du business. Sa protection et son actualisation sont primordiales, elle est le fond de commerce de l’agence.

Une base de données regroupe la connaissance et la mémoire de l’agence qu’elle a construite depuis des années. Pour en tirer un avantage concurrentiel face aux autres, il faut l’entretenir et la protéger. A l’heure du numérique, il est facile de la créer. Mais encore faut-il savoir comment l’utiliser ? Surtout que le 25 mai 2018, le règlement européen sera applicable. Son nom RGPD. De nombreuses formalités auprès de la CNIL vont disparaître. En contrepartie, la responsabilité des organismes sera renforcée. Ils devront en effet assurer une protection optimale des données à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité.

 

La CNIL explique cela très bien et il est important de connaître cette réglementation quand on gère de la donnée client : https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes

 

C’est l’occasion de faire du tri et de se poser les questions sur la valeur de votre base de données. Vous ne pourrez jamais être efficace avec des données erronées, si vous ne l’entretenez pas en permanence votre marge d’erreur sera de plus en plus importante au fil des années et elle ternira votre image.

 

Comment les protéger ?

 

La base de données d’une entreprise, c’est son fond de commerce, c’est particulièrement vrai pour une agence immobilière. C’est pourquoi il est important de la protéger et aussi de veiller à ne pas la donner ou se la faire voler. Une base de données est protégée par le droit de la propriété intellectuelle et la notion de « base de données » est définie par l’article L.112-3 du Code de la propriété intellectuelle (CPI) comme « un recueil d’œuvres, de données ou d’autres éléments indépendants, disposés de manière systématique ou méthodique, et individuellement accessibles par des moyens électroniques ou tout autre moyen ».

 

Les bases clients et prospects sont particulièrement précieuses pour l’entreprise et font l’objet de convoitise. Ainsi qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un prestataire, chaque personne ayant accès à cette base peut être tentée de l’aspirer afin de la réutiliser de manière illicite (acte de concurrence déloyale par la création d’une nouvelle société, vente de la base à un concurrent etc.).

 

Annexée au Règlement Intérieur de l’entreprise, déposée au greffe des Prud’hommes et à l’Inspection du Travail, soumise à l’avis des Instances Représentatives du Personnel (IRP), la Charte « Utilisateurs » constitue un instrument clé de l’entreprise pour limiter les risques d’atteinte aux SI dont le vol de données fait partie. Ce document apparaît en effet bien souvent comme le seul rempart juridique efficace pour se prémunir contre les risques de vols de données et, à tout le moins, pour s’assurer d’une réponse efficace contre ce type d’atteinte aux systèmes d’information de l’entreprise.

 

Outre la sensibilisation et la vocation pédagogique d’un tel document, il s’agira de fixer les droits et obligations des utilisateurs (mots de passe, types d’accès, gestion des absences, utilisations de supports amovibles, identification des fichiers personnels, installation de logiciel, gestion de la messagerie etc.), de les informer en cas de contrôles mis en place (pouvoir d’enquête de la DSI, études statistiques sur les connexions internet etc.) tout en rappelant les règles de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité (interdiction des vols de données notamment).

 

Mais même si ce risque existe, le risque le plus important est qu’aujourd’hui les agents immobiliers n’ont pas conscience de la valeur de leur base.

 

Ce qui pourrait paraître anodin pour un bien ou même pour une agence, est extrêmement sensible au niveau d’une ville sur une année. C’est par exemple le cas des sites tiers que vous utilisez pour diffuser vos annonces et qui connaissent une grande partie de votre catalogue, des prix des biens et des délais de vente. Ce risque est bien souvent mal compris par les agents immobiliers, de nombreux services vous contraignent par exemple à les laisser utiliser votre data à des fins commerciales et vous revendent vos propres données. Plus les agences laisseront faire plus le risque de dépendance ou de désintermédiation est grand.

 

Des exemples ? le dernier en date aux Etats-Unis, Zillow vient d’annoncer son intention de faire de la transaction immobilière et le portail passe d’une activité d’intermédiation (faire se rencontrer l’offre et la demande) à une activité de transaction avec sa nouvelle offre Instant Offers où ils prendront en charge l’évaluation du bien, l’achat, la remise en état, la mise sur le marché et la complétion de la transaction. En gros, il s’agit d’une offre clé en main qui place Zillow en concurrence directe avec les agents immobiliers qui sont pourtant ses premiers clients.

 

Est-ce que c’est une chose qui peut arriver en France ? Evidemment, encore plus facilement à cause des parts de marché des ventes entre particuliers. Est-ce que les agents immobiliers doivent arrêter de mettre leurs annonces sur les portails en action préventive ? Rien ne vous y oblige. Mais il est utile de se pencher sur les modèles économiques des acteurs et de connaître leur vision. Bien’ici par exemple appartient aux professionnels et il est évident qu’ils n’iront pas sur ce marché, mais les autres ?

Soyez vigilants et sécurisez votre base.